Khi tìm hiểu về phần mềm quản lý khách hàng, một trong những câu hỏi được doanh nghiệp quan tâm nhiều nhất là CRM giá bao nhiêu.
Trên thị trường hiện nay, chi phí sử dụng CRM rất đa dạng. Có hệ thống được cung cấp miễn phí, có phần mềm tính phí theo từng tài khoản mỗi tháng và cũng có giải pháp mua một lần để sử dụng lâu dài.
Vì vậy, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào mức giá ban đầu mà cần xem xét chức năng, quy mô sử dụng, khả năng mở rộng và chi phí vận hành trong tương lai.
CRM có một mức giá cố định không?
CRM không có một mức giá chung áp dụng cho mọi doanh nghiệp.
Chi phí triển khai phụ thuộc vào quy mô nhân sự, số lượng tài khoản, chức năng cần sử dụng, mức độ tùy chỉnh và hình thức cung cấp phần mềm.
Một cửa hàng nhỏ chỉ cần quản lý thông tin khách hàng sẽ có nhu cầu khác với một doanh nghiệp cần quản lý đồng thời khách hàng, nhân sự, bán hàng, công nợ, kho hàng và chấm công.
Do đó, mức giá phù hợp cần được xác định dựa trên nhu cầu thực tế thay vì lựa chọn một hệ thống có quá nhiều chức năng nhưng không sử dụng đến.
Những hình thức tính phí CRM phổ biến
CRM miễn phí
Một số nhà cung cấp cho phép sử dụng CRM miễn phí với số lượng người dùng hoặc chức năng giới hạn.
Giải pháp này phù hợp để doanh nghiệp trải nghiệm ban đầu. Tuy nhiên, phiên bản miễn phí thường bị giới hạn về dung lượng, tính năng, báo cáo, phân quyền hoặc khả năng hỗ trợ.
Khi doanh nghiệp phát triển, việc nâng cấp lên gói trả phí gần như là điều khó tránh khỏi.
CRM tính phí theo tháng
Đây là hình thức khá phổ biến trên thị trường.
Doanh nghiệp thanh toán định kỳ theo tháng hoặc theo năm. Chi phí thường được tính dựa trên số lượng tài khoản người dùng và gói chức năng đã lựa chọn.
Hình thức này có ưu điểm là chi phí ban đầu không quá lớn. Tuy nhiên, tổng số tiền phải trả sẽ tăng dần theo thời gian và theo số lượng nhân viên sử dụng.
CRM mua một lần
Với hình thức này, doanh nghiệp thanh toán chi phí triển khai ban đầu và được sử dụng hệ thống lâu dài theo chính sách của nhà cung cấp.
Đây có thể là lựa chọn phù hợp với những doanh nghiệp muốn chủ động ngân sách, không phải trả phí tài khoản hằng tháng và có nhu cầu sử dụng ổn định trong nhiều năm.
Doanh nghiệp cần kiểm tra rõ chi phí bảo trì, nâng cấp, hỗ trợ kỹ thuật và các tính năng phát sinh trước khi lựa chọn.
CRM thiết kế theo yêu cầu
CRM thiết kế riêng thường có chi phí cao hơn vì hệ thống được xây dựng theo quy trình hoạt động cụ thể của doanh nghiệp.
Hình thức này phù hợp với doanh nghiệp có quy trình đặc thù mà các phần mềm có sẵn không đáp ứng được.
Chi phí sẽ phụ thuộc vào mức độ phức tạp, số lượng chức năng, khả năng tích hợp và thời gian phát triển hệ thống.
Những yếu tố ảnh hưởng đến chi phí triển khai CRM
Số lượng người sử dụng
Nhiều phần mềm CRM tính phí theo từng tài khoản.
Doanh nghiệp càng có nhiều nhân viên sử dụng thì chi phí định kỳ càng cao. Vì vậy, cần xác định rõ những bộ phận và vị trí thực sự cần truy cập hệ thống.
Số lượng chức năng
CRM chỉ quản lý khách hàng thường có chi phí thấp hơn một hệ thống quản lý doanh nghiệp toàn diện.
Nếu doanh nghiệp cần thêm bán hàng, hợp đồng, thu chi, công nợ, kho hàng, nhân sự, chấm công và báo cáo chuyên sâu thì chi phí triển khai có thể tăng lên.
Mức độ tùy chỉnh
Mỗi doanh nghiệp có quy trình bán hàng và quản lý khác nhau.
Nếu cần thay đổi giao diện, trạng thái khách hàng, biểu mẫu, quy trình phê duyệt hoặc hệ thống phân quyền thì nhà cung cấp có thể tính thêm chi phí tùy chỉnh.
Khả năng lưu trữ dữ liệu
Doanh nghiệp có nhiều khách hàng, tài liệu, hình ảnh và hợp đồng sẽ cần dung lượng lưu trữ lớn hơn.
Một số nhà cung cấp tính thêm phí khi doanh nghiệp vượt quá giới hạn dung lượng của gói đang sử dụng.
Khả năng tích hợp
CRM có thể cần kết nối với website, email, tổng đài, mạng xã hội, phần mềm kế toán hoặc các hệ thống đang sử dụng.
Càng nhiều nền tảng cần kết nối, quá trình triển khai càng phức tạp và chi phí có thể cao hơn.
Dịch vụ hỗ trợ và bảo trì
Một hệ thống CRM cần được theo dõi, cập nhật và hỗ trợ khi xảy ra sự cố.
Doanh nghiệp nên tìm hiểu rõ gói dịch vụ có bao gồm hướng dẫn sử dụng, bảo trì, sao lưu dữ liệu và hỗ trợ kỹ thuật hay không.
CRM giá rẻ có thực sự tiết kiệm?
Một phần mềm có giá thấp chưa chắc đã giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí.
Nếu hệ thống khó sử dụng, thiếu chức năng, thường xuyên xảy ra lỗi hoặc không được hỗ trợ khi cần thiết thì doanh nghiệp có thể phải mất thêm thời gian và chi phí để chuyển sang phần mềm khác.
Việc thay đổi CRM sau một thời gian sử dụng còn có nguy cơ làm gián đoạn hoạt động và gây khó khăn khi chuyển dữ liệu.
Vì vậy, doanh nghiệp nên đánh giá CRM dựa trên tổng giá trị nhận được thay vì chỉ so sánh mức giá ban đầu.
CRM đắt tiền có phải luôn tốt hơn?
CRM có giá cao thường cung cấp nhiều chức năng và khả năng tích hợp hơn. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là hệ thống nào đắt hơn cũng phù hợp hơn.
Một doanh nghiệp nhỏ không nhất thiết phải trả tiền cho hàng loạt tính năng phức tạp chỉ dành cho tập đoàn lớn.
Giải pháp tốt nhất là hệ thống đáp ứng đúng nhu cầu hiện tại, dễ sử dụng và có khả năng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển.
Những chi phí dễ bị bỏ qua khi triển khai CRM
Ngoài phí mua hoặc phí thuê phần mềm, doanh nghiệp cần quan tâm đến các khoản chi phí khác.
Chi phí tùy chỉnh hệ thống.
Chi phí nhập dữ liệu ban đầu.
Chi phí nâng cấp dung lượng.
Chi phí thêm tài khoản người dùng.
Chi phí bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật.
Chi phí kết nối với các nền tảng khác.
Chi phí đào tạo nhân viên sử dụng.
Việc làm rõ các khoản phí ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp chủ động ngân sách và tránh phát sinh ngoài dự kiến.
Doanh nghiệp nên chọn CRM trả phí hằng tháng hay mua một lần?
CRM trả phí định kỳ phù hợp với doanh nghiệp muốn sử dụng ngay, chi phí ban đầu thấp và không muốn tự quản lý hệ thống.
CRM mua một lần phù hợp hơn với doanh nghiệp muốn sử dụng lâu dài, chủ động chi phí và hạn chế việc phải trả phí theo số lượng tài khoản mỗi tháng.
Không có hình thức nào phù hợp với tất cả doanh nghiệp. Quyết định nên dựa vào ngân sách, số lượng người dùng, thời gian dự kiến sử dụng và chính sách hỗ trợ của nhà cung cấp.
Có nên sử dụng CRM miễn phí lâu dài?
CRM miễn phí có thể phù hợp trong giai đoạn trải nghiệm hoặc khi doanh nghiệp chỉ có rất ít khách hàng.
Tuy nhiên, nếu dữ liệu khách hàng ngày càng tăng, doanh nghiệp cần phân quyền nhân viên, theo dõi lịch sử làm việc và xem báo cáo thì phiên bản miễn phí thường khó đáp ứng đầy đủ.
Đặc biệt, dữ liệu khách hàng là một tài sản quan trọng. Doanh nghiệp cần ưu tiên hệ thống có khả năng lưu trữ ổn định, bảo mật và được hỗ trợ rõ ràng.
Cách đánh giá một hệ thống CRM có xứng đáng với chi phí hay không
Một hệ thống CRM phù hợp cần mang lại giá trị thiết thực cho hoạt động của doanh nghiệp.
Phần mềm phải giúp giảm thời gian tìm kiếm dữ liệu, hạn chế bỏ sót khách hàng, nâng cao hiệu quả làm việc và hỗ trợ người quản lý kiểm soát hoạt động dễ dàng hơn.
Nếu CRM giúp doanh nghiệp giữ được nhiều khách hàng hơn, tăng khả năng chốt đơn và giảm đáng kể công việc thủ công thì chi phí đầu tư là hoàn toàn hợp lý.
Kết luận
Chi phí CRM phụ thuộc vào nhiều yếu tố như số lượng người dùng, chức năng, mức độ tùy chỉnh, dung lượng lưu trữ và chính sách hỗ trợ.
Doanh nghiệp không nên lựa chọn phần mềm chỉ vì giá rẻ hoặc có nhiều chức năng. Điều quan trọng nhất là tìm được hệ thống phù hợp với quy mô, dễ sử dụng và có khả năng đồng hành lâu dài.
Một giải pháp CRM phù hợp sẽ không chỉ giúp tiết kiệm chi phí quản lý mà còn góp phần nâng cao hiệu quả bán hàng và tạo nền tảng phát triển bền vững.
Hãy để THẾ GIỚI ADMIN hỗ trợ doanh nghiệp của bạn
Nếu bạn đang tìm kiếm một hệ thống CRM dễ sử dụng, có đầy đủ chức năng và không phải chịu áp lực chi phí tài khoản hằng tháng, THẾ GIỚI ADMIN sẵn sàng tư vấn giải pháp phù hợp.
Hệ thống CRM của THẾ GIỚI ADMIN hỗ trợ quản lý khách hàng, bán hàng, hợp đồng, công việc, nhân sự, chấm công, thu chi, công nợ, kho hàng, tài liệu và báo cáo trên cùng một nền tảng.
Với hình thức mua một lần, sử dụng lâu dài, doanh nghiệp có thể chủ động chi phí và triển khai hệ thống quản lý phù hợp với nhu cầu thực tế.
Liên hệ ngay với THẾ GIỚI ADMIN để được tư vấn chi tiết về giải pháp CRM và lựa chọn phương án triển khai hiệu quả cho doanh nghiệp.
